用户指南->交流园地 -> 正文
货运代理订舱操作流程
文章作者: 电子口岸     更新时间:2017-09-12     点击数: 148
货运代理业务员在因外配订舱面对的是每一单不同的船东或货代,根据各家不同的操作规定提供海运服务。 
     
   一.配船指南 
    
  适用于所提供的各条航线服务以及拼箱服务。 
    
  二.订舱对象及方式 
    
  以价格优先,航线好为宗旨,选择有优势的船东或货代订舱。 
    
  订舱方式:以书面订舱(填写订舱单)
  1.  订舱代理指定的托运单格式
  2. 非指定的订舱格式(中海托运单的格式)
     

  三.审核托运单订舱注意事项 
    
  在收到经运价中心审核过和订舱单后,开始订舱工作,注意审核订舱单必须提供以下内容: 

  1. 预配船期 
  2. 箱型,箱量
  3. 货名或货类
  4. 重量,体积(拼箱必须提供的大约数)
  5. 起运港/卸货港/目的港(必须清晰明确)
  6. 付费条款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)
  7. 运输条款以及特别注意事项的要求 

  经过运价中心审核运费无误后,向船东或货代订舱。 
    
  四.取得订舱确认应注意事项 
    
  通过不同的方式收到船东或货代的订舱确认单(SHIPPING ORDER)后,将S/O上相关船东或货代的资料删掉,在SO上注明客服/单证联系人员的电话,传真以及EMAIL地址,再将SO传真给予客户。若客户要委托拖车装箱跟报关的,先于提前1-2天安排落实好拖车计划与报关事项。 
    
  五.FMS系统录入以及核查各项费用 
    
  录入的依据是以BOOKIN GREPORTD 右上运价中心人员注明的工作号,输入工作号调出该票将相对应的SO资料录入。先核对客户名称,在订舱号处输入SO号,船名航次,截关日,ETD船舶离港时间,装港、卸港、目的港录入代码显示完整的港口名称,船公司,订舱代理录入公司代码,按保存键即可。如有备注注明就在海运界面里点击订舱栏里的备注栏注明。点击费用管理界面,与BOOKING REPORT上的费用相核对,做好相关记号,为后面的确认费用单做好前提工作。 
    
  六.跟踪服务工作

  1. 客户凭SO到码头打单处换取设备交接单到具体堆场提空箱装柜,如客户反馈打单处不予打单,则由客服向订舱代理查明原因,通知客户重新打单并向客户解释清楚。
  2. 客户在码头提空柜或还重柜遇到问题的,向订舱单位确认后,及时通知客户。
  3. 提柜后,由于货物无法备齐,货主要求推迟一个航次。已经提柜后而推迟出口时间,应根据船公司的船期用箱时间表,合理安排用箱时间若超过船公司提供的免费用箱期限,将依照有关规定征收集装箱超期使用费。 
  4. 因货主原因来不及按时进场,申请延迟进场。客户需要向我司提出书面申请LATECOME。在收到客户申请后向订舱代理申请LATECOME,待订舱代理确认后方可通知客户是否接受申请,如不予接受则向客户说明理由。
  5. 在旺季期间,每周的航线都必定爆舱,客服必须与船东或货代代理紧密沟通,了解船期的变化,舱位的最新分配情况,及时向业务员提供最新消息,且向船东或货代代理申请配船舱位,确保我司订舱配船舱位。

  安排付款以及领取正本提单和电放放货 
    
  客服在船舶截关的前1天将订舱资料交予单证。在单证补料给订舱代理的同时向她催要DEBITNOTE,把对单时间与付款时间相互协调完成。收到订舱代理的DEBITNOTE 与 FMS 系统上的费用管理界面核对,把应付订舱代理的部分款项核对准确无误,盖上显示我们公司的发票抬头和地址的章确认给订舱代理。如订舱代理的 DEBITNOTE 上的费用与FMS系统上的费用不符或者遗漏,要及时跟运价中心人员沟通,找出原因再确认。收到订舱代理的发票,填写付款申请,转交商务中心去安排付款事宜。因客户一核对完提单内容,就马上催要正本提单,所以客服要紧密跟踪付款的事情。按公司规定,当天上午到的发票下午就可以安排付出去,下午到的发票第二天就可以付款。如当天下午没银行回单的,又是客户着急要单的,找商务中心了解清楚,反馈给业务员。 
    
  每个订舱代理对领取提单的方式不同,按照订舱代理的格式要求,填写相关的寄单委托书,把上面的内容列清楚。拿到正本提单,COPY留底并交给商务中心人员签收。做电放放货的,必须经商务中心人员确认后方可做电放申请给订舱代理。每个订舱代理的电放格式单要求有所不同,因此按各家订舱代理要求严格执行。